¿Porqué Archivar?
Requiere de guardar sistemática y ordenadamente la información y los documentos, cualquier técnica debe responder a las funciones de resguardar del deterioro o perdida, así como localizar en el momento la información o el documento que se requiere cualquier persona puede usar el sistema de archivo que desee pero este debe responder a las reglas universales de archivar.
Cualidades que debe desarrollar la persona que archiva:
- Domine conocimientos especiales de archivo
- Osea letra caligráfica para el registro de los documentos
- conozca el idioma de escritura de los documentos, puesto que quién archiva, fuera mediante el contenido de la misma
- Sea mecanógrafa para recordar el contenido de los documentos
- Mantenga ordenado su área de trabajo
Útiles Necesarios para Archivar
Carpeta:
Es una especie de bolsa de cartoncillo, útil para guardar los documentos en el archivo. Tiene los bordes superiores a los cuales se les llama pestañas.
Ficha:
Es una tarjeta de Cartulina que se usa para escribir distintos temas, se divide en:
La Guía Falsa:
Es la que se coloca, en el lugar que ocupa los expedientes que han salido del archivo, y que permite sea fácil, localizar el lugar donde deben volver a colocarse.
Como Archivar Nombres Personales
Consiste en determinar el orden, en que se va a considerar las unidades de un nombre. Las reglas para archivar y clasificar las siguientes:
- El nombre debe iniciar por el primer apellido y forma la primera unidad, sigue el segundo apellido si lo tiene en la segunda unidad, continua el primer nombre como las 3ra unidad y luego el segundo nombre si lo hay y este forma la cuarta unidad.
- El segundo apellido del nombre de una persona si lo tiene, forma una segunda unidad de archivo y este determina el orden alfabético si la primera unidad es igual.
- Si la primera y segunda unidad de los nombres son iguales, la tercera unidad determina el orden alfabético en nombres iguales de esas 3 unidades, la cuarta decide el orden.
- Cuando el nombre tenga las iniciales, estas determinan el orden alfabético, con otros nombres cuya unidad repetida, inicie con la letra igual a la inicial.
- Los grados académicos, y títulos al archivarlos no constituyen una unidad de archivos separada, se escriben al final entre paréntesis.
- Cuando la diferenciación entre 2 o mas nombres son las palabras, padre, hijo, nieto, estas constituyen unidad de archivo al final del nombre.
- Cuando los nombres incluyan preposiciones estas no forman unidades separadas y se dejan en el lugar en que se encuentra.
- Si los nombres tienen abreviaturas estas se archivan completas y toman una unidad de archivo.
- Cuando los nombres de instituciones se escriben con iniciales es recomendable archivar los nombres completos.
- Cuando los nombres contienen numero, estos se deben archivar con letras y constituye una unidad de archivo.
Pasos preliminares de Archivo:
Toda correspondencia de la oficina a excepción de la persona debe de ser abierta y marcada con un sello que indique la hora en que se recibió.
La correspondencia que se recibe debe ser entregada inmediatamente a la persona.
Cada persona que recibe o contesta correspondencia debe tener 2 bandejas de escritorio, una para los papeles que ingresan y otros que están por iniciarse.
Pasos básicos para Archivar:
- Inspección: Es asegurarse que un documento esta listo para ser archivado, para ello quien archiva deber interesarle un código a símbolo que le facilite la inspección
- Clasificar: Es determinar el nombre por el cual se va a archivar
- Marcar: Es el procedimiento de indicar con una marca el nombre que se le ha escapado para archivar la correspondencia
- Distribución: Consiste en agrupar los documentos que se va a archivar, según la letra inicial de la palabra de orden
Archivo Vartiadex
Es una de los métodos de archivar alfabéticamente que actualmente ha tenido mucho éxito. Este sistema fue creado y potenciado por la casa Renington Ron Inc, El modelo que distribuye que el mercadeo comprende guías completas del ABC y su carpetas de correspondencia.
