Sistema de Archivo Numerico

Este sistema se fundamenta a cada corresponsal o asunto y el numero que le corresponde de un registro de manera que las guías y carpetas se identifican por las cifras que llevan en sus pestañas y se ordenan con frecuencia numérica.

Esta formada por:

  • Indice alfabético de Tarjetas
  • Archivo Numérico Principal
  • Archivo Numérico Miscelaneo

Formas de operarlo Se utiliza el indice alfabético de tarjetas para localizar los documentos guardados por el archivo, a cada corresponsal activo e inactivo con el nombre como se archivaría alfabéticamente, la dirección y el No. de la carpeta en el Activo. Si es inactivo se agrega una M para decir que el documento esta miscelaneo.  Este contiene guías y expedientes que lleva el encabezamiento.


Pasos para poder archivar de forma numérica:

  1. Revisar la correspondencia e inspeccionar el documento
  2. Anotar el nombre inscrito bajo el cual se va a archivar el documento. indica el nombre para referencia usada y marcada
  3. Observa si en el tarjetero aparece ese nombre y si aparece lo siguiente: 
    Si es activo se le escribe el numero correspondiente en el margen superior derecha.
    Si es inactivo, se escribe una M en el margen superior derecho del documento y la letra que se debe archivar.
  4. Al determinar de edificarlo y clarificarlo se archivan, tanto los activos como los inactivos


Archivo Cronológico

Este sistema se basa en la correspondencia enviada, el tarjetero mantiene el orden del tiempo en relación al año, al mes y al día. Para su uso efectivo ser recomienda.


  1. Usar guías de primera posición rotulada por el año
  2. usar guías de posición con el nombre del mes
  3. Usar guías de tercera posición con rótulos del abecedario

Ventajas
es económico, rápido y sencillo

Desventajas
Para lograr el documento en el archivo es necesario recordar la fecha. Si no se recuerdan se debe realizar todo el material agregado

Sistema de Archivo por Asunto


Según está forma se archiva por el tema que trata y no por nombre de personas, compañías y lugares para archivar los asuntos se disponen o enciclopédico Cuando se usa un auxiliar para esta forma de Archivo se pueden utilizar 2 modalidades: Por tributo, y sub-titulo o por lista alfabética. El Archivo por asunto se puede adaptar a otros sistemas entre ellos el sistema dewey de uso común en bibliotecas, el cual se constituye por divisiones decimales.


Usos del Sistema por Asunto:

  • Instituciones científicas:
    para archivar la información de los estudios y proyectos que están adelantando
  • Colegios, escuelas, academias y universidades y todo tipo instituciones, docenas, para su material didáctico
  • Galerías de arte, museos, bibliotecas que por su naturaleza requieren la identificación archioptica.

Sistema de Archivo de planos dibujos y mapas

Cualquier documento con planos, dibujos, copias, eliografias pueden ser: Archivados en gavetas de un archivo o inmueble especial. Para clasificar los se pueden emplear el sistema numérico escribiendo en una esquina el código establecido. En el sistema alfabético. En el sistema alfabético se elabora una tarjeta con los daros de cada documento en el sistema numérico Duplex se usan números para cada obra y si hay mas de la misma ora se escribe el numero que le fue asignado, un guión y otro número contrario a los planos y dibujos demostrando grandes que a menudo se desarrolla verticalmente. Las revistas pueden clasificarse en orden alfabético, algunas veces se apostan en volúmenes. Cada volumen contiene publicaciones de un año y se archivan en orden cronológico. Se pueden elaborar tarjeteros auxiliares con el nombre de las publicaciones o por temas de asuntos.

Sistemas Fundamentales de Clasificación

Sistema Alfabético: Se basa fundamentalmente por el uso del ABC tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cuál es uno de los conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: Nombre de individuos u organizaciones por localidades, por categoría y por tema.

Ventajas del Sistema Alfabético:
La Organización de carpetas y guías es sencilla no necesita de un auxiliar, los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético, las reglas para ordenar alfabéticamente, se usan directa, indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen base fundamental de todos los sistemas.

Pasos para archivar Alfabéticamente

  • Ordena los archivos alfabéticamente según el nombre ingresado. Es el proceso de colocar cada sección de un título en la unidad correcta
  • Coloca los archivos en el gabinete en forma alfabética de la A-2 basándose en la primera letra de la unidad y si la primera letra de unidad 1, es la misma, se usa la 2da letra, luego la 3ra y así sucesivamente. Si la 2da unidad se identifica, usa la primera letra de la unidad 2, luego la 2da, 3ra, etc.

 

Guías y Carpetas

Guía Principal:
Lleva la pestaña en la primera posición, algunas veces en la 2da posición. En el caso que una empresa tenga sucursales en todo el país y sus guías principales llevaban rótulos en la primera posición.

Guías Alfabéticas:
Primera posición. Después de las guías principales se usan rótulos dobles como: "BD" y "EF" dentro de estas guías varios palabras alfabéticamente correspondan, es decir todos los nombres que tienen con las letras "BC" y "D".

Segunda posición. Corresponden a las subdivisiones, Ejemplos: Guía Principal de Guatemala, Guía secundaria mazatenango, Guía secundaria Cuyotenango, Guía principal Zona 3, Guía secundaria 2da calle.

Carpetas Miscelaneas

Miscelanea del Lugar:
Se rotula con el mismo nombre que la guía secundaria

Ejemplo: "Mazatenango"

Miscelanea de división principal:
Lleva el nombre de la guía principal

Ejemplo: Si se trae una carpeta miscelanea de Rethaluleu, en ella se archivan los papeles de ese departamento. Cuando hay 5 papeles del municipio de San Felipe

Carpeta Miscelanea Alfabética:
Le corresponde al mismo título que la guía alfabética. "AM". En las carpetas miscelaneas alfabéticas se archivan papeles de los lugares que no se espera recibir correspondencia con regularidad por lo mismo no se ha hecho guía ni carpeta.

Ejemplo: Si se supone que no recibirá correspondencia o documentos de San marcos, por eso no tiene guía, ni folder. Sin embargo, si se recibe carta de San Marcos esta archivara entonces la carpeta miscelanea alfabética: "MZ"·

Archivar por Tarjetas

Tarjeteros:
Son utilizados como indices de otros sistemas de archivo de correspondencia.

Ventajas:

  • Con Consulta simultanea
  • Son de remodelación, eliminación o supresión de información
  • Se pueden emplear en orden alfabético numérico o por asunto